Tugas utama Administrasi Perkantoran adalah melakukan perekapan data, mengelola dokumen dan tentunya menyimpannya secara terstruktur. Admin kantor juga perlu membangun hubungan baik dengan setiap karyawan. Karena lagi-lagi bidang yang dikerjakannya ini akan berhubungan dengan karyawan dan manejemen perusahaan.
Ada beberapa tugas yang perlu dilakukan oleh Administrasi Perkantoran, yaitu :
1. Menerima Panggilan Telepon
Seorang admin kantor biasanya yang paling bertugas untuk urusan komunikasi melalui telepon, menerima dan melakukan panggilan melalui telepon dari pihak luar. Di sini perlu memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Untuk perkantoran skala kecil menengah, biasanya ya memang harus bertugas untuk menjawab telepon. Beda jika untuk perusahaan skala besar, biasanya sudah ada divisi lain semisal Customer Service.
Di sini tugas administrasi perkantoran sebagai penghubung juga. Kadang harus berhubungan dengan relasi dari kantor lain untuk urusan kerjasama bisnis dan lain sebagainya.
2. Membuat Agenda Kantor
Dari komunikasi melalui telepon, kadang ada relasi yang ingin bertemu dengan pimpinan perusahaan atau divisi lain. Nah, tugas Administrasi Perkantoran juga harus menyiapkan agenda untuk kegiatan-kegiatan semacam ini. Tapi untuk mengagendakan jadwal pertemuan, perlu adanya komunikasi dengan bagian lain agar jadwal bisa tersusun dengan tepat dan tidak bertabrakan.
3. Entri Data Perusahaan
Nah yang menjadi tugas utama di setiap kantor untuk pekerjaan ini biasanya adalah masalah entri data (rekap data). Data transaksi dari klien, data informasi konsumen dan lainnya harus direkap. Tenang, tidak semuanya di rekap sendiri. Jika perusahaan sudah ada divisi lain, misal divisi gudang, biasanya tugas admin kantor hanya merekap kesimpulan yang telah dilakukan dari divisi lain.
Administrasi perkantoran harus punya ketelitian yang mendalam. Data-data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya harus direkap dengan terstruktur agar mudah untuk dicarinya.
4. Melakukan Arsip Data
Agar data-data mudah dikelola, maka perlu dilakukan pengarsipan. Ini juga yang menjadi tugas Administrasi Perkantoran. Sehingga data dokumen dan apapun itu bisa terorganisir dengan baik.
Sekilas memang terlihat banyak sekali tugas dari Administrasi Perkantoran. Tapi yakinlah, jika Anda sudah tahu dan senang dengan pekerjaan ini, tugas-tugas tersebut tidaklah menjadi beban.
Semua pekerjaan itu ada resiko dan tanggung jawab yang harus diemban. Semua tinggal terserah diri kita masing-masing. Jika Anda memang sudah mantap dengan pekerjaan ini ya lakukan saja.
Saya yakin jika menjalani pekerjaan dengan hati senang dan kita nyaman dengan pekerjaan itu, maka semuanya akan berjalan lancar. Tidak perlu merisaukan apa saja pekerjaannya, yang penting lakukan sesuai tanggung jawab yang diberikan.
Tugas Administrasi Perkantoran ini sangat penting, itu artinya keberadaan Anda di kantor juga sangat vital. Kemampuan Anda sangat dibutuhkan untuk urusan Administrasi ini.